Toolbox Cloud E-Mail

Zusammenarbeiten mit der servus Cloud

Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du mit deinen Arbeitskolleg*innen und Freund*innen über die servus Cloud zusammenarbeiten kannst und welche Apps du dafür nutzen kannst.

Mit dem Zugriff auf ein servus E-Mailkonto kannst Du auch unsere Cloud-Suite nutzen.

So bekommst du es

Auf https://cloud.servus.at erhält jedes servus Mitglied einen Account mit 10GB Speicherplatz in unserer Instanz der Nextcloud Suite. Deine Anmeldedaten für die Cloud sind identisch mit deinen E-Mail-Anmeldedaten, du kannst sie also sofort mit deinem bestehenden Benutzernamen (m_name) und Passwort nutzen.

Um Mitglied zu werden, musst du derzeit einen Antrag auf Mitgliedschaft über unser Mitgliedsformular stellen.

Allgemeine Info

Nachdem du dich in deinem Konto angemeldet hast, kannst du die Nextcloud-Suite nutzen. Im Folgenden findest du Tools (innerhalb des Nextcloud-Ökosystems auch Apps genannt), die innerhalb der servus-Cloud aktiviert sind, um dir zu helfen, kollaborativ zu arbeiten und Daten zu speichern, ohne dass du dir Sorgen machen musst, dass deine Privatsphäre verletzt wird:

Das Hauptmenü der Cloud mit allen installierten Apps

Dateien

Der Dateispeicher ist die Hauptfunktion für den Desktop-Sync-Client. Du solltest dir überlegen, wie du deine 10GB Speicherplatz optimal nutzt und dabei berücksichtigen, worauf du immer wieder zugreifen und was du mit mehreren Geräten synchronisieren musst, aber auch, woran du gemeinsam arbeitest und was du mit anderen teilen musst.

Kalender

Du kannst deine eigenen Kalender von Grund auf neu erstellen oder die Kalender anderer Leute abonnieren sowie in dein Cloud-Konto importieren. Die Freigabe deiner Kalender über deren CalDAV-Adressen sowie die Veröffentlichung, um sie für externe Benutzer sichtbar zu machen, ist möglich.
Schau dir diesen externe Anleitung an.

Deck

Organisationstool im Kanban-Stil, das Einzel- und Gruppenprojektmanagement für bessere, organisierte Arbeitsabläufe unterstützen soll.

Talk

Chat & Videokonferenz-Tool, das dir hilft, einfach und schnell mit anderen zu kommunizieren, die ebenfalls mit den gleichen Werkzeugen und Dokumenten arbeiten wie du. Dieses Tool ermöglicht eine schnelle Kommunikation zwischen Teammitgliedern, aber es ist wichtig zu beachten, dass es kein Ersatz für deine täglichen Telefonkonferenzen ist.

Kreise

Mit Kreise können Benutzer*innen ihre eigenen Gruppen mit anderen Benutzer*innen auf derselben Cloud-Instanz erstellen, um verschiedene Arbeitsgruppen zu organisieren, mit denen sie sich austauschen und kommunizieren können.

Time Tracker

Ein einfacher Time Tracker, der dir hilft, deine Zeit zu erfassen. Du kannst die Zeit, die du verbracht hast, nach Projekt & Kunde kategorisieren, Tags verwenden und Beschreibungen für jeden Eintrag hinzufügen. Es ermöglicht das Erstellen und Exportieren von Berichten für den von dir angegebenen Zeitraum und bietet einen Überblick darüber, wie du deine Zeit auf die verschiedenen Projekte und Kunden aufteilst.

Kontakte

Du kannst deine Kontaktliste ganz einfach in der Cloud verwalten, indem du deine bereits vorhandenen Kontakte aus deinem Telefon oder E-Mail-Client importierst und exportierst.
Schau dir diesen externe Anleitung an.

E-Mail

Ein webbasierter Mail-Client, den du innerhalb der servus-Cloud nutzen kannst, falls du ihn einem vollwertigen E-Mail-Client wie Thunderbird oder der angebotenen Schnittstelle deines E-Mail-Providers vorziehst.

Aufgaben

Verwalte Aufgabenlisten, die mit deinen Cloud-Kalendern verknüpft sind. So können Aufgaben mit CalDAV synchronisiert werden, um sie mit deinem lokalen Client zu synchronisieren – Thunderbird, Evolution, KDE Kontact, iCal, … Aufgaben können zwischen Benutzer*innen geteilt werden und du kannst deine Aufgaben als ICS-Dateien über die Download-Schaltfläche für jeden Kalender herunterladen.
Du kannst die Priorität und den Status der Aufgaben festlegen, Unteraufgaben erstellen, Aufgaben einfach per Drag & Drop in andere Kalender ziehen oder zu Unteraufgaben machen. Intelligente Sammlungen zeigen dir deine wichtigen, aktuellen und anstehenden Aufgaben, so dass du leicht den Überblick behalten kannst, was zu tun ist.

Formulare

Erstelle Umfragen und Fragebögen mit einer einfachen Benutzeroberfläche. Keine Masse an Optionen, nur das Wesentliche. Die Ergebnisse werden direkt visualisiert und können auch als CSV exportiert werden. Anders als bei Google Forms, Typeform, Doodle und anderen, bleiben die Umfragedaten und Antworten auf deiner Instanz privat.

Umfragen

Einfache Umfragen, z.B. zur Terminplanung (als Alternative zu Doodle oder dudle), die du privat, intern oder öffentlich teilen kannst.
Du kannst Umfragen erstellen und bearbeiten (Datumsangaben und Texte), ein Abschlussdatum festlegen, Umfragen mit Benutzer*innen, Gruppen, Kontakten und Kreisen teilen und sogar externe Benutzer mit einem eindeutigen Link oder per E-Mail einladen.
Zusätzlich kannst du entscheiden, ob du Ergebnisse dauerhaft oder bis zum Abschluss der Umfrage anzeigen oder verbergen möchtest und anonymisierte Umfragen erstellen (Namen der Teilnehmer*innen werden für andere Benutzer*innen pseudonymisiert) und vieles mehr.

Lesezeichen

Sammle, organisiere und teile Webseiten-Lesezeichen. Du kannst deine Lesezeichen über Tags, Ordner und mit Hilfe der eingebauten Suchfunktion durchsuchen und filtern und du kannst Ordner mit anderen Benutzer*innen und Gruppen teilen sowie öffentliche Links für sie erstellen. Um überall auf deine Lesezeichen zugreifen zu können, erlaubt es dir auch die Synchronisation mit Drittanbieter-Clients über eine eingebaute REST API – sei es in deinen Browsern oder auf deinem Telefon. Sieh dir die Clients von Drittanbietern an, die hier aufgelistet sind.

Best Practice

Fotos von deinem Smartphone direkt in die Cloud hochladen

Auf einem Android-Smartphone kannst du über F-Droid (eine Alternative zum Google Playstore) die App Nextcloud installieren. Dort lässt sich die Funktion “Automatischer Upload” aktivieren und die Bilder, die du mit deinem Handy aufnimmst, werden sofort in die Cloud hochgeladen. So kannst du verhindern, dass deine Fotos verloren gehen, falls du dein Smartphone verlierst oder es dir gestohlen wird. Um deine Privatsphäre zu schützen, kannst du die Bilder direkt danach von deinem Smartphone löschen.

Wie du Dateien dauerhaft einer anderen Person zuweist, weil ein Konto gelöscht werden soll

Gelegentlich kommt es vor, dass eine Person in einem Verein Dateien in der Cloud verwaltet hat, die auf eine neue Person übertragen werden sollen. Mit diesen Schritten kannst du selbst Dateien auf ein anderes Konto verschieben:
Unter https://cloud.servus.at/settings/user/sharing kannst du eine Datei oder ein Verzeichnis auswählen und einer anderen Person zuweisen.
Dieses Verfahren funktioniert allerdings nur mit Benutzern in derselben Cloud-Instanz und nicht zwischen zwei verschiedenen Cloud-Instanzen.

Dateien zwischen mehreren Clouds teilen

Wenn du beispielsweise mehrere Nextcloud– oder ownCloud-Konten bei verschiedenen Anbieter*innen besitzt, kannst du ganz einfach Dateien zwischen den Clouds teilen, das nennt sich “Federated Share”. Du brauchst nur die Federated Cloud ID der Cloud, mit der du teilen möchtest. Die servus Cloud hat die ID username@cloud.servus.at. Dazu musst du Benutzername durch den Namen der Person ersetzen, mit der du die Daten teilen möchtest (z.B. sabina).

Um etwas zu teilen, gibst du die Federated Cloud ID in den “Teilen”-Dialog ein. Der Empfänger/die Empfängerin erhält einen Pop-up-Hinweis und kann die Freigabe akzeptieren.
Deine eigene Federated Cloud ID zum Teilen findest du unter https://cloud.servus.at/settings/user/sharing

Dokumente mit mehreren Personen gleichzeitig teilen

Wenn du Dokumente öfter mit denselben Personen teilen möchtest, kannst du sie in Gruppen zusammenfassen. Das machst du mit der Kreise-App, die du oben in der Menüleiste als Kreis-Symbol (https://cloud.servus.at/apps/circles/) findest. Dort kannst du in einem ersten Schritt deinen Kreis erstellen und dann über das Icon oben rechts andere Personen zu deinem Kreis hinzufügen. Wenn du anschließend Ordner oder Dokumente freigeben möchtest, musst du nur noch den Namen des Kreises eingeben.

Mehrere Dokumente auf einmal freigeben

Wenn du mehrere Dokumente freigeben möchtest, kannst du sie einfach in einen gemeinsamen Ordner legen und den Ordner für die entsprechenden Personen freigeben. Die Bearbeitungsrechte, die du für den Ordner verwendest, werden auf alle darin befindlichen Dokumente übertragen.

FAQ

Sollten versehentlich alle E-Mails gelöscht worden sein, genügt eine einfache E-Mail an office@servus.at und wir stellen dein Mailkonto wieder her.

Standardmäßig werden jeder/jedem Benutzer*in 10 GB Speicherplatz zugewiesen. Falls dir der Platz ausgeht oder dieser nicht ausreicht, überlege dir bitte, wie kritisch es ist, bevor du um mehr Platz bittest.
Du kannst eine E-Mail an office@servus.at senden und bei Bedarf eine Erhöhung beantragen.

Klar, du kannst auch verschlüsselt im Webmail der Cloud kommunizieren. Hierfür benötigst du die Browser-Erweiterung Mailvelope. Mailvelope gibt es für Firefox, Chrome (auch für Vivaldi) und Edge. Neben der Schlüsselverwaltung muss man darauf achten, dass man servus zu den vorkonfigurierten E-Mail-Providern hinzufügt. Um eine verschlüsselte Antwort zu senden, klickt man nicht wie üblich auf den blauen “Antworten”-Button ganz unten, sondern es gibt einen transparenten Button in der Mitte der Nachricht, der ein Pop-up-Fenster zum Senden einer verschlüsselten oder signierten Nachricht auslöst.

Nein, wir haben die serverseitige Verschlüsselung nicht aktiviert. Und das aus drei Hauptgründen:

  1. Sie befand sich bis vor kurzem noch in einer experimentellen Phase.
  2. Sie erfordert mehr serverseitige Rechenleistung.
  3. Mit den neuen Versionen der Clients ist es möglich, eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu nutzen.

Auf diese Weise können wir sicherstellen, dass es für den/die durchschnittlichen Benutzer*in keine zusätzliche Ebene der Komplexität gibt. Und im Falle einer Wiederherstellung aus einem Disaster-Szenario gibt es keine zusätzlichen potenziellen Probleme.

Für Anwender*innen, die aufgrund sensibler Informationen eine Verschlüsselung benötigen: wir testen derzeit die neue produktionsreife Ende-zu-Ende-Verschlüsselungsfunktion. Sobald sie aktiviert ist, werden wir die Dokumentation zur Einrichtung aktualisieren.
In der Zwischenzeit kannst du eine Software wie VeraCrypt verwenden, um Ordner zu verschlüsseln und nur lokal auf deinem Gerät zu entschlüsseln und nur verschlüsselte Daten zu synchronisieren.

Ja, du kannst dich über WebDav in deinem Dateibrowser mit dem Cloud-Dienst verbinden.

Server: cloud.servus.at
Typ: SecureWebDAV(HTTPS)
Ordner oder Pfad: /remote.php/webdav/

User Details:
Username: m_name
Password: Das Passwort, das du zum Abrufen deiner Mails verwendest.

Andererseits kannst du Desktop-Clients installieren, die automatisch einen Ordner in deinem Dateisystem mit Nextcloud synchronisieren. Siehe https://nextcloud.com/install/#install-clients.

Ja. Du musst einen Ordner mit den entsprechenden Freigabeberechtigungen bereitstellen und den Link an die bestimmte Person oder Gruppe senden. Lies hier mehr.

Wahrscheinlich ist deine Datei zu groß. Wenn du über die Weboberfläche hochlädst, dürfen die Dateien nicht größer als 512 MB sein. Ansonsten kannst du den Desktop-Client verwenden, der keine Upload-Limits hat. Um Fehler beim Hochladen zu vermeiden, empfehlen wir bei vielen oder großen Dateien ebenfalls die Verwendung des Desktop-Clients.

Mehrere Dateien werden aus der servus cloud in Archivform als .zip heruntergeladen (Download-Button oben rechts). Unter Mac OSX und Windows (älter als Windows 7) kann es vorkommen, dass diese .zip-Dateien nicht richtig erkannt werden und sich nicht entpacken lassen. Hier können nur Zusatzprogramme wie 7-Zip helfen. Für OSX gibt es auch keka, das 7-Zip als Basis nutzt.

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